1. Belangrijkste taken eerst
Bij het maken van je to-do lijst voor de dag, bepaal welke 2-3 taken jouw prioriteit krijgen. Stel deze taken niet uit tot het laatste, maar werk ze dadelijk af met jouw beste, meest frisse blik. Als deze taken klaar zijn, kan de dag al niet meer stuk.
2. Leer ‘NEE’ zeggen
Velen onder ons hebben de neiging om te snel ‘ja’ te zeggen om ofwel de omgeving niet teleur te stellen, ofwel zo veel mogelijk te kunnen verdienen. Maar “ja” op één ding, is “nee” op een ander. Wees kritisch:
- Levert deze taak goed op voor mij?
- indien nee → blijft de wereld draaien als ik nee zeg?
- Bouwt deze taak aan mijn grote doelen op lange termijn?
- Indien ‘nee’ → laten gaan, nee zeggen.
- Als ik deze tijd aan iets anders zou besteden, zou het mij meer opleveren?
- indien ‘ja’ → nee zeggen op de vraag
3. Volledige focus op de taak
Indien je aan een taak werkt, zorg er dan voor dat je enkel met die taak bezig bent. Doe dan niets anders, probeer niet tegelijk nog een telefoontje af te handelen of een e-mail te beantwoorden. Focus je volledig op de taak en de taak zal veel sneller klaar zijn. Zo kan je weer iets van je to-do lijstje schrappen.
4. Laat perfectionisme gaan
Perfectionisme is de vijand van vooruitgang. Als je één uur werkt aan 80% van een taak en het is goed genoeg, werk dan aub niet nog vier uur verder aan de details om deze taak te perfectioneren. Geef het beste van jezelf, met 80% van de resultaten. Je kan dan binnen vijf uur tijd ofwel vijf taken 80% afwerken, ofwel één taak perfect. Als jouw focus ligt op efficiëntie (en je bent niet Picasso), dan kies je best voor vijf taken op vijf uur. Vergeet niet dat jouw 80% misschien de 200% is van een ander
5. Tijdslimiet bepalen op voorhand
De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de beschikbare tijd om een taak te realiseren. “Work expands to fill the time available for its completion.”En Parkinson heeft gelijk. Onbewust zal je je taak zo snel of traag uitvoeren als waar je tijd voor hebt. Bepaal op voorhand je (realistische) tijdslimiet en werk je taak af binnen deze tijdspanne. Je zal zien dat het meestal perfect lukt. Pas jouw vooropgestelde tijdslimiet aan indien deze niet realistisch was.
6. Batch taken van eenzelfde soort
Bewerk je soms foto’s voor je sociale media? Bewerk ze dan niet één per één vlak voor je ze gaat posten. Maak foto’s op één dag (neem des noods 10 verschillende outfits mee) en bewerk ze tegelijkertijd. Zo verlies je niet telkens tijd met te gaan zitten, het programma te openen en de instellingen te zoeken. Taken van eenzelfde soort kan je batchen. Dat wil dus zeggen “samenvoegen” op één moment in de tijd zodat je ze allemaal tegelijk uitvoert.
Voorbeelden:
- Al je e-mails op vrijdag beantwoorden
- Al je telefoontjes op donderdag plannen
- Al je artikels schrijven op één dag
- Al jouw video’s opnemen op één dag
- Foto’s maken voor je sociale media op één dag
- Quotes maken voor je sociale media op één moment
7. Slaap genoeg
Je hoort wel eens “I’ve got a dream that’s worth more than my sleep.” of “Ik kan slapen als ik dood ben”. Toch kan je niet presteren op te weinig slaap en ook focussen wordt moeilijk. Beknibbel niet op jouw slaap. Uitgerust zijn legt een vruchtbare basis voor succes. Jouw taken zullen sneller afgehandeld zijn wanneer je uitgerust bent.
8. Creëer protocols
Stellen dezelfde situaties zich steeds weer? Krijg je steeds dezelfde vragen of verzend je vaak gelijkaardige mails? Maak protocols.
Een protocol is een reeks van standaard-handelingen die je ‘in gang zet’ wanneer een bepaalde situatie zich voordoet.
- Maak bijvoorbeeld een standaard-tekst voor eenzelfde soort vraag van je klanten.
- Maak een frequently asked questions pagina op jouw website en verwijs steeds naar deze pagina. Update regelmatig.
- Maak een template voor je facturen, zodat je enkel de gegevens moet aanpassen
- ‘Het 3-maanden protocol’. Hou bv. in je achterhoofd dat je nooit afspraken maakt verder dan 3 maanden omdat je niet weet of jouw prijzen en agenda nog dezelfde zullen zijn.
- Verwijs klanten die berichten sturen via sociale media bijvoorbeeld steeds naar je e-mailadres.
9. Luister audiobooks of podcasts tijdens je reistijd
Zit je vaak in de auto, op de trein of in de wachtkamer bij een klant/bank/dokter? Gebruik dan deze ‘dode’ momenten om bij te leren. Je kan bijleren over sales, marketing, time management, social media, mindset etc. Luister bijvoorbeeld onze Alfa-aanraders via Audible. Er bestaat ook een gigantische hoeveelheid podcasts die jou op dagelijkse basis vooruit kunnen helpen.
Zo heb je bijvoorbeeld:
- Online Marketing Podcast met Amy Porterfield
- Rich Bitch Podcast met Angie Lee
- The Tim Ferriss Show
Vind meer leuke podcasts via Spotify of de Podcasts app op iPhone.
10. Bouw systemen in
Systemen zijn gemaakt om jou tijd te besparen en handmatig werk te vermijden. Er bestaan gigantisch veel systemen om jouw leven een pak chiller te maken. Hieronder enkele voorbeelden. Enkele voorbeelden van systemen:
- Stuur je klanten bv. een automatische welkomstmail, of een hele e-mail sequence op een geautomatiseerde manier. Zo hoef je niet elke klant individueel te verwelkomen.
- Plan jouw social media posts in (als je gratis onze online Instagram training wil volgen, klik dan hier).
- Werk met automatische factuursystemen zoals HarpoonApp
- Maak jouw afbeeldingen en PDF’s mooi en bespaar tijd via Canva
- Laat klanten calls of afspraken boeken via automatische systemen zoals Acuity
WordPress Cookie Plug-in door Real Cookie Banner